Checklist: je omgeving inrichten

Je hebt net een omgeving aangemaakt. Met deze checklist ben je in ongeveer een uur klaar om de eerste tickets te ontvangen. De volgorde is bewust: sommige stappen bouwen op elkaar voort.

1. Huisstijl instellen#

Ga naar Instellingen (het tandwiel rechtsboven) → Beheer → Huisstijl. Upload je logo en kies je kleuren. Klanten zien die in het portaal en in alle mails.

→ Huisstijl instellen

2. E-mail regelen#

Standaard mailt Oplosr met je klanten vanaf een platform-adres. Beter is je eigen supportmailbox in Microsoft 365 te koppelen: dan gaat mail vanaf je eigen adres, en wordt mail die daar binnenkomt automatisch een ticket.

• Microsoft 365-mailbox koppelen (aanbevolen)

• Platform-adres en eigen domein (als je geen Microsoft 365 gebruikt)

Vul daarna op Instellingen het Notificatie-mailadres team in, zodat je team bij elk nieuw ticket een melding krijgt. Zie Meldingen voor medewerkers.

3. Collega's toevoegen#

Ga naar Staff in het menu en voeg je collega's toe als Support of Manager. Geef iedereen een supportlevel (1–3), zodat de AI goed kan adviseren wie een ticket oppakt.

→ Medewerkers en supportlevels

4. Klanten aanmaken#

Ga naar Klanten en maak je klanten aan. Koppel per klant de e-maildomeinen: zo worden mails en logins automatisch aan de juiste klant gekoppeld. Wijs daarna per klant de supportmedewerkers toe.

→ Klanten en e-maildomeinen

5. AI inschakelen#

Oplosr analyseert elk nieuw ticket met AI: een interne analyse, een prioriteitsvoorstel, de complexiteit en een concept-antwoord. Daarvoor heb je een eigen Anthropic API-key nodig.

Ga naar Instellingen → AI-assistent, plak je key en klik op Controleren en opslaan.

→ AI-instellingen

6. Optioneel: categorieën, klanttevredenheid, webforms en afspraken#

• Categorieën geven elk ticket een onderwerp; de AI kiest er zelf één. Begin met de standaardlijst. → Categorieën

• Klanttevredenheid vraagt klanten na elk opgelost ticket om een beoordeling. → Klanttevredenheid meten

• Webforms geven klanten vaste formulieren voor standaardverzoeken, zoals een nieuwe medewerker of een wachtwoordreset. → Webforms

• Afspraken & procedures leggen per klant vast wat je hebt afgesproken. De AI gebruikt ze als context. → Afspraken en procedures (DAP)

7. Testen#

1. Gebruik op Instellingen de Mailflow-test: klik op Stuur test-mail naar mezelf.

2. Voeg jezelf (met een privé-adres) of een collega toe als klant-gebruiker bij een testklant.

3. Maak als die gebruiker een ticket aan, en reageer als medewerker. Controleer of de mails aankomen en of antwoorden per mail bij het ticket landen.

8. Klanten uitnodigen#

Er gaat geen automatische uitnodiging naar je klanten. Vertel ze zelf waar ze kunnen inloggen, en stuur ze het artikel Inloggen in het klantportaal. Klanten van een gekoppeld e-maildomein kunnen direct inloggen met een inloglink of met Microsoft.

9. Abonnement activeren#

Activeer vóór het einde van de proefperiode je abonnement via Account. → Abonnement en facturen