Klanten en e-maildomeinen

Een klant (in Oplosr ook organisatie) is een bedrijf waarvoor jullie support leveren. Tickets, changes en afspraken horen altijd bij één klant. Je beheert klanten als manager via Klanten in het menu; de pagina heet Klanten beheren.

Een klant toevoegen#

1. Ga naar Klanten.

2. Vul bij Nieuwe klant toevoegen de Naam in.

3. Vul eventueel direct het Initieel e-maildomein (optioneel) in, bijvoorbeeld pietersenit.nl.

4. Klik op Toevoegen.

Waarom e-maildomeinen belangrijk zijn#

Aan het e-maildomein herkent Oplosr bij welke klant iemand hoort:

• Inkomende mail van jan@pietersenit.nl wordt automatisch een ticket bij de klant met domein pietersenit.nl. Dat geldt voor alle domeinen die je bij de klant onder E-maildomeinen hebt gezet. Komt een mail binnen van een onbekend domein, dan belandt die bij Onbekende mail.

• Antwoorden op een bestaand ticket worden alleen als reactie toegevoegd als de afzender bij het ticket hoort: de aanvrager, een betrokkene, een gebruiker of een e-maildomein van de klant, of een medewerker. Antwoordt iemand anders, bijvoorbeeld een extern adres dat in de CC stond, dan komt dat antwoord bij Onbekende mail en niet in het ticket.

• Inloggen: iemand met een adres op een gekoppeld domein kan direct inloggen met een inloglink of met Microsoft, en wordt dan automatisch klantmedewerker van die klant.

Een domein toevoegen of verwijderen#

1. Klik in de lijst op de klant om de details te openen.

2. Ga naar E-maildomeinen.

3. Typ het domein (bijvoorbeeld nieuwdomein.nl) en klik op Toevoegen.

4. Verwijderen doe je met het prullenbakje naast het domein.

Een klant kan meerdere domeinen hebben, bijvoorbeeld acme.nl en acme-group.eu.

Een e-maildomein is uniek op het hele platform: het kan maar aan één klant gekoppeld zijn, ook niet aan een klant van een ander IT-bedrijf.

Publieke maildiensten kunnen geen klantdomein zijn#

Domeinen van publieke maildiensten, zoals gmail.com, outlook.com, hotmail.com, icloud.com, ziggo.nl of kpnmail.nl, kun je niet aan een klant koppelen. Je ziet dan "Een publieke maildienst (zoals gmail.com of outlook.com) kan geen klantdomein zijn." Anders zou iedereen met zo'n adres bij die klant kunnen inloggen en tickets kunnen lezen.

Werkt iemand bij een klant met een privé-adres? Voeg die persoon dan los toe als klantgebruiker. Zie Klantgebruikers en IT-contacten.

Medewerkers toewijzen#

Supportmedewerkers zien alleen tickets van klanten waaraan ze zijn toegewezen.

1. Open de klant.

2. Kies bij Toegewezen medewerkers een naam uit — kies medewerker —.

3. Klik op Toewijzen. Met het prullenbakje haal je de toewijzing weer weg.

Managers zien altijd alle klanten en hoeven niet te worden toegewezen.

Klantgebruikers#

Onder Klant-gebruikers beheer je de mensen van de klant die in het portaal kunnen, en of ze medewerker of IT contact zijn. Zie Klantgebruikers en IT-contacten.

Zoeken en overzicht#

Boven de lijst zoek je op klantnaam of e-maildomein. Per klant zie je het aantal tickets, gebruikers en domeinen. Staat de AI-triage voor een klant uit, dan zie je het label AI uit. Dat zet je aan of uit op Instellingen → AI-triage per klant (zie AI-instellingen).

Naam wijzigen#

Open de klant, pas de naam aan bij Klantnaam wijzigen en klik op Opslaan.

Een klant verwijderen#

Open de klant en klik op Klant verwijderen.

• Heeft de klant geen tickets of changes, dan bevestig je alleen.

• Heeft de klant wél tickets of changes, dan moet je de klantnaam intypen ter bevestiging. Alle tickets en changes van die klant worden dan definitief verwijderd.