Onbekende mail

Komt er een mail binnen van een afzender waarvan het e-maildomein bij geen enkele klant hoort, dan weet Oplosr niet bij welke klant het ticket hoort. Zo'n mail komt in een aparte bak: Unknown in het menu. De pagina heet Onbekende inkomende mails. Ook een antwoord op een bestaand ticket van een afzender die niet bij dat ticket hoort, komt hier terecht; zie hieronder.

Deze pagina is er alleen voor managers, en alleen als jullie mail via een eigen Microsoft 365-mailbox of het platform-adres binnenkomt.

Tabbladen#

• Wachtend: nog te beoordelen;

• Gekoppeld: aan een klant gekoppeld, met wie dat deed en wanneer;

• Genegeerd: weggezet.

Per mail zie je het onderwerp, de afzender, de datum en het begin van het bericht.

Een mail aan een klant koppelen#

1. Kies de klant bij — koppel aan klant —.

2. Vink Voeg … ook toe aan klant aan als het domein van de afzender bij deze klant hoort. Volgende mails van dat domein komen dan direct bij de klant terecht.

3. Klik op Koppel + maak ticket.

Oplosr maakt de afzender aan als klantmedewerker van die klant, en maakt een ticket met prioriteit P3 en de mail als eerste bericht. De AI-triage start daarna zoals bij elk nieuw ticket.

Een antwoord op een bestaand ticket#

In Unknown kan ook een antwoord op een bestaand ticket staan. Dat gebeurt als de afzender niet bij het ticket hoort: niet de aanvrager, geen betrokkene, geen gebruiker of e-maildomein van de klant en geen medewerker. Bijvoorbeeld een extern adres dat de klant in de CC zette.

Oplosr voegt zo'n antwoord bewust niet automatisch toe aan het ticket. Wie een oude mail in handen krijgt, zou anders in het ticket kunnen meelezen en reageren.

Wat je doet:

• Hoort de afzender erbij? Voeg die persoon als betrokkene toe aan het ticket (zie Betrokkenen) of als klantgebruiker bij de klant. Volgende antwoorden komen dan direct in het ticket. Neem de inhoud van dit ene antwoord zelf over in een reactie of interne notitie, en klik op Negeer.

• Hoort de afzender er niet bij? Klik op Negeer.

Negeren#

Is het spam, een nieuwsbrief of een automatische melding? Klik op Negeer. De mail gaat naar Genegeerd; er wordt geen ticket gemaakt.

Minder onbekende mail#

• Koppel alle e-maildomeinen van je klanten bij Klanten. Zie Klanten en e-maildomeinen.

• Mailt iemand vanaf een privé-adres (zoals Gmail)? Dan komt de mail altijd hier terecht. Vraag zo iemand om voortaan via het portaal of vanaf het zakelijke adres te mailen.

• Antwoorden op bestaande tickets herkent Oplosr aan de mail zelf. Ze komen alleen in Unknown als de afzender niet bij het ticket hoort (zie hierboven). Voeg vaste externe contactpersonen daarom als betrokkene toe aan het ticket.