Webforms

Met webforms kiezen klanten bij een nieuw ticket een formulier met vaste velden. Zo krijg je bij een standaardverzoek in één keer alle informatie die je nodig hebt: startdatum, functie, licentie, benodigde hardware.

Ga naar Instellingen → Beheer → Webforms (alleen voor managers).

Webforms aanzetten#

1. Klik in het blok Status op Webforms aanzetten.

2. De eerste keer zet Oplosr vijf voorbeeldformulieren klaar: "Webforms aan — 5 voorbeeldformulieren klaargezet."

De voorbeeldformulieren zijn:

Pas ze gerust aan of verwijder ze. Met Webforms uitzetten verberg je alle formulieren in één keer; ze blijven bewaard.

Een formulier maken of aanpassen#

Klik op Nieuw formulier, of op de naam van een bestaand formulier.

Instellingen van het formulier#

• Naam van het formulier: wat de klant ziet, bijvoorbeeld "Nieuwe medewerker".

• Korte omschrijving (voor de klant).

• Pictogram: onder meer Document, Nieuwe gebruiker, Hardware, Printer, Wachtwoord, Software, Netwerk en Beveiliging.

• Standaardprioriteit: van P1 — Kritiek tot P4 — Laag. Klanten kiezen bij een formulier zelf geen prioriteit; deze wordt gebruikt.

• Categorie: de categorie die elk ticket via dit formulier krijgt, bijvoorbeeld Account & toegang / Nieuwe medewerker. Met Geen (AI kiest) laat je de AI-triage de categorie kiezen. Dit veld staat er alleen als jullie categorieën hebben.

• Beschikbaar voor: laat Alle klanten aangevinkt, of vink het uit en kies specifieke klanten.

• Actief (zichtbaar in het portaal).

Velden#

Klik op Veld toevoegen en stel per veld in:

• Veldnaam: de vraag, bijvoorbeeld "Startdatum".

• Soort veld: Korte tekst, Lange tekst, Keuzelijst, Meerdere keuzes, Ja/nee, Datum, E-mailadres of Getal.

• Bij een keuzelijst of meerdere keuzes: de keuzes, één keuze per regel.

• Hulptekst (optioneel): een korte uitleg onder het veld.

• Verplicht: de klant kan pas versturen als het veld is ingevuld.

• Waarde in het ticketonderwerp: kies maximaal één veld waarvan de waarde in het onderwerp komt. Dat kan bij korte tekst, keuzelijst, e-mailadres, datum en getal.

Met de pijltjes verander je de volgorde; met het prullenbakje verwijder je een veld. Onder Voorbeeld voor de klant zie je direct hoe het formulier eruitziet. Klik op Formulier opslaan.

Een formulier mag maximaal 40 velden hebben, en een keuzelijst maximaal 50 keuzes.

Wat de klant ziet#

Staan webforms aan en is er minstens één actief formulier voor de klant, dan vraagt Nieuw ticket eerst "Waar gaat je verzoek over?". De klant kiest een formulier, of Anders / vrije vraag voor een gewone vraag. Onder elk formulier staat nog een veld Aanvullende toelichting (optioneel).

→ Een ticket aanmaken

Wat er in het ticket komt#

• Onderwerp: de naam van het formulier, plus de waarde van het onderwerpveld.

• Eerste bericht: Formulier: … met daaronder elk veld en het antwoord, en de toelichting.

• Op het ticket staat een apart blok met het formulier en alle antwoorden.

De antwoorden worden als momentopname bewaard. Pas je het formulier later aan, dan blijven de antwoorden in bestaande tickets zoals ze waren.

Een formulier verwijderen#

Klik op het prullenbakje in de lijst Formulieren. Zijn er al tickets met het formulier gemaakt, dan kan dat niet. Zet het dan uit: haal het vinkje Actief weg en sla op.