Afspraken en procedures (DAP)

In Afspraken & procedures houd je per klant een dossier bij van afspraken en procedures (DAP): wie mag een nieuwe gebruiker aanvragen, hoe gaat een wachtwoordreset, welke leverancier bel je bij een storing. Het IT-contact van de klant kan de afspraken lezen, en de AI-triage gebruikt ze als context bij elk nieuw ticket.

Ga naar Afspraken in het menu (alleen voor managers).

Wie ziet wat#

Een afspraak maken#

1. Klik op Nieuwe afspraak.

2. Vul in:

   • Geldt voor: Algemeen — alle klanten, of een specifieke klant.

   • Titel, bijvoorbeeld "Nieuwe medewerker aanmaken".

   • Soort: Procedure, SLA, Beveiliging, Toegang, Contact of Overig.

   • Voor wie: Eigen medewerkers of Externe partijen (leveranciers, partners).

   • Geldig vanaf (optioneel) en Herzien op (optioneel).

   • Inhoud: de afspraak zelf. Je kunt vet, genummerde lijsten en koppen met # gebruiken.

3. Klik op Afspraak opslaan.

Wijzigen en versies#

Open een afspraak, pas hem aan en klik op Nieuwe versie opslaan. Elke wijziging krijgt een nieuw versienummer. Oude versies blijven onveranderd bewaard onder Versiegeschiedenis, met datum en auteur. Zo kun je altijd terugzien wat er op een bepaald moment gold.

Archiveren#

Geldt een afspraak niet meer? Klik op Archiveren. Gearchiveerde afspraken:

• zijn niet meer zichtbaar voor het IT-contact;

• worden niet meer door de AI gebruikt;

• blijven zichtbaar voor managers met het vinkje incl. gearchiveerd in de lijst.

Met Weer activeren zet je een afspraak terug.

Herzieningsherinnering#

Vul je Herzien op in, dan krijgt elke manager op die datum een mail met het onderwerp "[Herzien] …" en de knop Afspraak openen. In de lijst staat achter een verlopen datum te herzien in rood.

Hoe de AI afspraken gebruikt#

Bij elk nieuw ticket krijgt de AI de actieve afspraken van die klant plus de algemene afspraken mee. Klantspecifieke afspraken gaan voor, daarna volgt de soort (procedures eerst). Er past ongeveer 24.000 tekens aan afspraken in de analyse; wat daarbuiten valt, wordt ingekort of weggelaten.

Welke afspraken de AI heeft toegepast, zie je op het ticket bij Toegepaste afspraken. Zie AI-hints lezen.

→ Hoe het IT-contact de afspraken ziet: Afspraken inzien